أنظمة إدارة المستندات
نظام إدارة المستندات (DMS) هو مكان واحد آمن تحفظ فيه المنشأة كل عقودها وفواتيرها وسجلاتها وتبحث فيها وتتحكم بالوصول إليها، مع صلاحيات حسب الدور، وسجل نسخ، وسجل تتبع كامل لكل إجراء.
العقد الموقّع موجود بثلاث نسخ على قرصين مشتركين وفي بريد أحدهم. إيجاد فاتورة العام الماضي يستغرق عشرين دقيقة ومكالمة هاتفية. الجميع يستطيع فتح كل شيء، ولا أحد يعرف من غيّر ماذا، والنسخة الاحتياطية الوحيدة هي اللابتوب الذي يصادف وجود الملف عليه.
نبني أنظمة إدارة مستندات مبنية على طريقة أرشفتك الفعلية. تدخل المستندات إلى مستودع واحد ببحث نصي كامل يصل إلى داخل ملفات PDF الممسوحة ضوئياً والصور عبر تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، فتجد عقداً ببند وارد فيه لا بتذكّر اسم الملف. الصلاحيات تعمل حسب الدور والمجلد، فالمالية ترى المالية والموارد البشرية ترى الموارد البشرية. وكل فتح وتعديل وتنزيل ومشاركة يُسجَّل، وكل نسخة محفوظة وقابلة للاسترجاع، وقواعد الاحتفاظ تؤرشف المستندات أو تنبّه عنها تلقائياً. والنسخ الاحتياطي يعمل دون أن يتذكره أحد.
ما الذي تحصل عليه
- مستودع واحد ببنية مجلدات مطابقة لطريقة أرشفتك الحالية
- بحث نصي كامل داخل المستندات الممسوحة والصور عبر OCR: تبحث داخل الملف لا في اسمه
- صلاحيات حسب الدور والمجلد، وصولاً إلى مستند بعينه عند الحاجة
- سجل نسخ كامل مع الاسترجاع، فلا شيء يُستبدل نهائياً
- سجل تتبع لكل اطّلاع وتعديل وتنزيل ومشاركة، قابل للتصدير للتدقيق
- قواعد احتفاظ وأرشفة تُطبَّق تلقائياً
- توجيه العقود والفواتير للاعتماد والتوقيع
- نسخ احتياطي مشفّر تلقائي، مع إجراء استرجاع مختبَر فعلياً
- ترحيل قرصك المشترك الحالي، مع إزالة النسخ المكررة
لمن هذه الخدمة
المنشآت التي لديها أوراق تعاقدية أو مالية أو تنظيمية يجب أن تكون قادرة على إخراجها عند الطلب — مكاتب المحاماة، العيادات، المقاولات، الشحن، الإدارات المالية، المدارس، وأي شركة مقبلة على تدقيق.
أسئلة حول هذه الخدمة
ما هو نظام إدارة المستندات؟
نظام إدارة المستندات برنامج يحفظ كل مستندات المنشأة في مكان واحد محكوم، ببحث يصل إلى داخل الملفات، وصلاحيات تحدد من يرى ماذا، وسجل نسخ، وسجل لكل إجراء تم على كل مستند. وهو بديل عن الأقراص المشتركة المبعثرة ومرفقات البريد.
ما الفرق بينه وبين Google Drive أو SharePoint؟
القرص المشترك يخزّن الملفات، ونظام إدارة المستندات يتحكم بها. الفروق المهمة هي البحث بتقنية OCR داخل المستندات الممسوحة، وضبط النسخ إلزامياً، وسجل تتبع لكل مستند يمكن تسليمه لمدقق، وقواعد الاحتفاظ، وتوجيه الاعتماد. ويمكن أن يكون Drive أو SharePoint طبقة التخزين تحته، لكنهما وحدهما لا يوفران ذلك.
هل يبحث داخل المستندات الورقية الممسوحة؟
نعم. تُعالَج ملفات PDF والصور الممسوحة بتقنية OCR عند رفعها، فيصبح نصها قابلاً للبحث. تستطيع إيجاد عقد ممسوح عمره عشر سنوات بعبارة داخله، لا بتذكّر الاسم الذي أطلقه عليه أحدهم.
هل يمكن نقل قرصنا المشترك الحالي إليه؟
نعم، والترحيل جزء من العمل. ننقل بنيتك الحالية، ونشغّل OCR على الأرشيف القديم ليصبح قابلاً للبحث، ونزيل النسخ المكررة التي تراكمت حتماً. لن تبدأ من نظام فارغ.
أين تُخزَّن البيانات؟
حيث تفرض قواعدك: على خوادمك الخاصة، أو في منطقة سحابية تختارها، أو داخل دولة بعينها إن كانت تنطبق عليك متطلبات إقامة البيانات. نحدد ذلك قبل ترحيل أي شيء، لأن نقله لاحقاً مكلف.
خدمات ذات صلة
- 01أتمتة العمليات والإجراءاتتوقّف عن دفع رواتب لنقل البيانات يدوياً بين الأنظمة. نربط أدواتك ببعضها ليعمل الجزء المتكرر من تلقاء نفسه.
- 07تطوير مواقع دروبالدروبال للمؤسسات ذات المحررين الكثر واللغات المتعددة ومسارات الاعتماد الحقيقية — النظام الذي تعمل عليه الجهات الحكومية.
- 10الاستضافة السحابية والصيانةاستضافة بحجم استخدامك الحقيقي، مراقَبة على مدار الساعة، ومحدَّثة أمنياً قبل أن تتحول لمشكلة.
لديك مشروع في ذهنك، أو مجرد مشكلة تحتاج حلاً؟
أخبرنا بها، وسنرد عليك بخطوات عملية واضحة، لا بعرض مبيعات.